Certaines activités professionnelles requièrent la conservation des pièces justificatives et des papiers professionnels. C’est le cas des avocats, des comptables, de la majorité des entreprises et des cabinets … Dans le secteur de la comptabilité en particulier, les dispositions légales exigent la conservation des pièces au moins pendant 5 ans. Pour les actes notariés, l’obligation de conservation des documents peut aller de 75 à 100 ans. Or, il faut savoir qu’on peut ne pas disposer forcément d’un espace pour conserver les archives et les papiers professionnels. C’est pourquoi il peut s’avérer pratique de recourir à un box de stockage pour assurer la garde de ces derniers.
Pour économiser de l’espace dans les locaux
Même si on dispose d’un certain espace dans les locaux, le mieux est toujours de recourir à un box de stockage comme ceux qu’on peut trouver ici. En effet, cela permet d’économiser un certain espace et de ne pas voir les différentes paperasseries éparpillées partout. D’une certaine manière, cela permet de rendre les locaux de bureau plus jolis et plus accueillants. En outre, comme vu plus haut, le box de stockage est la solution idéale pour les professionnels ne disposant d’aucun espace de stockage dans ses locaux.
Pour sécuriser et protéger ses documents
Le box de stockage est également le meilleur moyen de sécuriser et de protéger ses documents professionnels. En effet, le plus souvent, l’espace correspondant est surveillé par des caméras de surveillance. Quant au box, celui-ci est blindé et on est le seul à pouvoir y accéder. La confidentialité des documents est ainsi totalement assurée.
En outre avec un box de stockage spécialisé à l’archivage, on n’a plus à se soucier des éventuels problèmes d’humidité et de ceux relatifs à une forte luminosité. En effet, le box est conçu de manière à protéger les papiers professionnels contre diverses intempéries. De plus, ce type de stockage remplit les critères pour assurer la conservation des archives dans les meilleures conditions.
Pour accéder à ses documents à tout moment
Votre box de stockage vous est accessible à tout moment. Il n’y a pas besoin de suivre une procédure particulière quand vous voulez déposer ou retirer des documents. La manière dont vous allez gérer votre box vous appartient donc totalement. Il est à noter que le plus souvent il n’y a pas de quelconque engagement. En effet, on peut arrêter la location à tout moment. Toutefois, il faut respecter les obligations de préavis ainsi que les délais y afférents.
Pour obtenir certains avantages sur le plan financier
Le recours à un box de stockage ne coute pas cher. Certes, le prix va varier en fonction de la taille. Toutefois, les tarifs sont tout à fait abordables. D’ailleurs, c’est l’un des meilleurs moyens de faire des économies au lieu de faire des travaux d’extension ou de construction de nouveaux locaux. De plus, il faut savoir que le box de stockage n’implique pas de paiement de taxes telles les taxes foncières et les taxes professionnelles, ou encore de paiement d’impôts comme les impôts locaux.